今さら感がありますが、やっと今年度からイベント共催に入りました。今まで予算がなかったので「とても入れないだろう」と思い、問い合わせをすることもなかったのですが、予算も増えたし昨年度にリサーチしておいたのです。
会の規約や活動計画、活動実績などを提出する必要があるのはもちろんですが（これは総会の資料を提出すればいいですね）、人数を確定して名簿を作り、新年度の活動が始まる前に契約しなければなりません。
島地区の活動は総会が3月最終週、そして次年度最初の活動が4月第1週ですから、1週間のあいだに書類を揃えて契約（もちろん平日）しなければならず、忙しいです。
ちょっと気がついたこと
1.たまにくる人、いつもくる人・・・人数や名前を正確に把握しなくてはならない
2.活動計画もかなり正確に作らないと保険から漏れてしまう可能性がある
3.飛び入り参加などに対応できない
1.名前って難しくて間違って覚えていたりすることがありますよね？ それからお願いしたイベント共済は年間を通しての契約なので、島地区のように毎回誰が来るかわからない活動形式の場合、1年で一番人数が集まる日の人数に合わせて契約しなくてはなりません。
2.活動計画はだいたい「例年通り」ということで立てていますが、突如持ち上がって例年より多くなってしまったりすると保険の対象から外れてしまいそうです。このあたりは少し多めに申し込んでおいたほうがよいかもしれません。
3.他の地域の人で「知っている人だけど普段はまったく参加していない」ような人が参加してくれた場合に対応できないということです。
毎回毎回単発で参加する人を募って名簿を作成し、事前に保険に入る・・・というような方法がとれれば一番間違いがないのですが、実際問題プロの事務局でもない限りそんな手間をかけられません。
農林水産省では「広域化」ということを念頭に置いていると思うので、せっかく参加してくれた「普段の活動の勘定には入っていないが、思い立ってはじめて参加してくれた方」が簡単に（←ここ大事）入れる保険を考えてほしいなあ・・・と思います。